お使いのメールアプリ、活用出来ていますか？
機能を知って活用すれば、複数メールの管理も、もっと楽になります!
定番のメールソフトでも、使い方次第でまるで別のメールソフトの様になります。
ここでは、フリーでありながら、十分な能力を持っている、おすすめのメールソフトと機能についてご紹介します。
お役立ち機能を使いこなし、仕事やプライベートで差をつけましょう！
キャリアメールとフリーメールの違いは？
メールといってもキャリアメールと、フリーメールの2種類ありますので、まずはこれらの違いから説明したいと思います。
キャリアメールとフリーメールの決定的な違いは、所有出来るアドレス数です。
キャリアメールは、大手通信会社が提供するメールサービスで、1アドレスしか持てません。
しかし、キャリアが提供しているため、信頼性があり、取引等には的したアドレスです。
フリーメールは、無料で利用出来るメールサービスで、企業等が運営するサービスに登録する事で利用できます。
複数のアドレスを作ることが出来るのも魅力です。
動作についてはアプリによって良し悪しあり、場合によっては迷惑メールと判定され相手に届かない事があります。
では次に、おすすめのメールアプリについて見ていきましょう。
おすすめのメールアプリはこれ！
メールアプリにも色々な物があり、その中でも特におすすめ出来るメールアプリは下記になります。
リスト内のメーラーで既にお使いのものもあるでしょう。
しかし、使いきれていない機能もあると思いますので、再確認しておく事をおすすめします。
- Gmail
- Spark
- Microsoft Outlook
では、それぞれの特徴と機能について説明します。
Gmail
Skype等、様々なサイトがGmailでログイン可能な体制をとっており、もはや必須アイテムと言っても過言ではないでしょう。
定番中の定番、Gmailは、下記の特徴を持っています。
- カテゴリ別メール自動振り分け機能があり、目的に応じてメールを振り分けられる
- 迷惑メールブロック機能があるため、受信前に除外出来、安全性を高める事が出来る
- 定期的にアップデートされており、安全に使用できる
- Gmailアドレス以外のアドレス設定も簡単に出来る
- 容量が15GBあり、大きいデータを保存しておく事が出来る
- 絵文字に対応している
- 1日2GB分までメールを受信できる(画像等の添付ファイル含む)
- データを暗号化するための機能を持っており、セキュリティがしっかりしている。
- アーカイブ機能がある
フィルタ機能
Gmailで新着メールを自動的に振り分けるには、フィルタ機能を使います。
フィルタ機能を使うと、指定した条件に一致するメールに対し、設定しておいたアクションを起こせます。
例えば特定のアドレスからのメールを受信した場合、あらかじめ指定しておいたラベルを自動付加するといった事も出来ます。
そのため、複数メールの管理を行う際に重宝します。
Gmailだけで容量一杯まで使える訳じゃない!
フリーメール中では容量が多い方とはいえ、これはGmailだけで使える容量ではありません。
Googleドライブ等のGoogleアカウントで使えるサービス全てを足した容量です。
画像、動画等をGoogleアカウントにたくさん保存している場合、Gmailで使える容量が減りますから注意が必要です。
尚、Gmailの容量が99％になるとアラートが表示され、容量の確保を促されます。
ラベル付けで検索も簡単
Gmailはフォルダ機能の代替として、ラベル機能が備わっています。
1つのメールに対し、ラベルを複数貼り付けられますから、これを活用し、効率良くメールを検索することも可能になります。
例えば、
〇〇部・〇〇課というラベルを作り、1つのメールに貼り付ければ、〇〇部、〇〇課どちらで検索しても探せる様になります。
アーカイブ機能で受信ボックスをすっきりさせよう
メールを削除せず、受信ボックスに表示させない様にしたいなら、この機能を使いましょう。
メールチェック後、残したいメールをアーカイブにしておけば、受信ボックスをスッキリ整理出来ますよ。
日時を予約して送信する
あらかじめ設定済みの日時にメールを自動送信する機能も持っています。
「国外にいて圏外になっているから、後で送信しよう」等とといった、すぐ送れない状況で重宝します。
送信ボタン横の三角形ボタンを押し、出てきたメニューの中にある項目を選べば設定を行えます。
Spark
Spark(スパーク)は文章をテンプレートとして作成出来る、ビジネス向けメールアプリです。
テンプレートの共有も出来るので、社内での連携にも役立つメーラーです。
Sparkメールの特徴は以下です。
- テンプレート作成と共有が可能なため、定型文のやり取り等、仕事で役立つ
- メールを共同編集出来る機能があり、複数人での同時編集作業が可能
- 送信時間の予約が出来る
- Gmail等の外部メールアドレスを一括管理可能
- スマートフォルダ機能があり、メールを自動振り分け出来る
- メールにチャットルームを開設出来る
このソフトにも、スマートフォルダというメールの自動振り分けを可能にする機能が付いています。
ですので、Gmail同様、メールの一括管理が出来ます。
又、ビジネス向けだけあって、コミュニケーション手段のための機能が豊富です。
チャットルーム開設機能を上手く使う事で、メール中に
「○○さんからメールが来たけど、どう返事をすればいいの？」といったやりとりが出来、スムーズな返信が可能になります。
他にも、メールの共同編集を可能にする機能は、社内で連携をとる際の力強い味方になってくれます。
ビジネスマンならインストールしておきたいメーラーです。
Microsoft Outlook
Outlookメールは、正式名はOutlook.comという、Microsoftが提供するメールです。
Outlookメールの特徴は以下です。
- ドキュメントやカレンダー等、ビジネスの必須ツールを総合管理出来る
- PCのOutlookと同一アカウントを使用可能
- Gmail、Spark同様、メールの自動振り分けが出来る
- 自動応答機能がある
- 返信の候補を表示する機能がある
- 容量は15GB
候補から選択して簡単返信
Outlookは、受信したメール内容が短い定形文で返信可能な場合、返信メールを作成する際、入力を補助してくれます。
返信の際、画面にメッセージの候補文が表示されますので、返信したいメッセージを選択すれば、それだけでOKです。
そのため、候補をタップするだけで簡単に返信する事が可能となっています。
自動応答で返信出来ない時も連絡可能
返信できない場合に、あらかじめ指定しておいた文章で自動応答させる事が出来る、自動応答機能が備わっています。
ですから、病院や飛行機内等の連絡が取りづらい時に大変重宝します。
一番の持ち味はやはり統合管理機能
Outlookメールの最大の魅力は、やはり統合管理機能でしょう。
ビジネスマンにとって、「うっかりしてスケジュールを間違えた!」なんてなったら大変ですね。
このソフトなら、メールとスケジュールのチェックがこれ一つで出来ますから、別々にアプリを立ち上げる必要がなくなります。
画面右下にある、カレンダーマークのアイコンを押すと、予定表画面が表示され、素早く予定を確認出来ます。
又、WordやExcel等とも連携出来、スケジュールも細かく管理出来ます。
Spark同様、ビジネスで重宝すること間違いなしのメーラーです。
まとめ
最後に、使い方に応じたおすすめメールソフトについて、要約しました。
- 汎用性のある使い方をしたければGmail
- 業務中に周囲と連携をとりたい時はSpark
- スケジュールやタスク等を一括管理したければOutlook
メールはもはやコミュニケーションの必須手段です。
自分にあったメールソフトを使えば、今までよりも仕事がはかどり快適になりますよ。
